خبرگزاری مهر، گروه استان‌ها: وقتی شورای اطلاع‌رسانی متشکل از روابط عمومی‌های دستگاه‌های اجرایی و خدماتی استان سمنان راه‌اندازی شد روزنه امیدی در دل خبرنگاران، اصحاب قلم و حتی روابط عمومی‌های سطح استان نیز روشن شد که نهایتاً اقدامی برای تمایز نقش اصلی روابط عمومی‌ها با آنچه سال‌ها در اذهان سنتی مدیران شکل‌گرفته، صورت می‌گیرد اما آیا به‌واقع شورای اطلاع‌رسانی جایگاه اصلی خود را در استان دارد که بتواند جایگاه روابط عمومی‌ها را به‌نوعی ارتقا بخشد؟
آغاز کار شورای روابط عمومی‌ها و همچنین شورای اطلاع‌رسانی استان سمنان بسیار خوب بود، برگزاری جلسات باعث می‌شد که مدیران دستگاه‌های اجرایی به‌خوبی چالش‌های حوزه اطلاع‌رسانی را دریابند و در بسیاری موارد حتی درباره آنان تصمیمات خوبی نیز گرفته شد، در استان سمنان اما چالش‌ها و فرصت‌های پیش روی شورای اطلاع‌رسانی شناسایی و سپس برای بسیاری از آن‌ها تصمیم‌گیری شد اما شورای اطلاع‌رسانی‌ها که قرار بود دو سال یک‌بار انتخاباتی برگزار و هیئت‌رئیسه جدید را انتخاب کند به‌یک‌باره وارد دوران رخوت و سکون شد.
تقویت پست روابط عمومی بزرگ‌ترین چالش پیش روی شورای اطلاع‌رسانی
هرچند این دوران خیلی طول نکشید و از نیمه مردادماه ۹۷ بود که دوباره جان تازه‌ای به هیئت‌رئیسه شورای اطلاع‌رسانی‌ها بخشیده شد اما باید دید این تلاش‌ها به چه شکل تداوم می‌یابد تا بازهم شاهد ارتقای روابط عمومی‌ها در سطح استان سمنان باشیم در رأس شورای اطلاع‌رسانی استان سمنان خوشبختانه فردی قرار دارد که اشراف خوبی نسبت به مسائل حوزه اطلاع‌رسانی داشته و در تغییر دیدگاه بسیاری از مدیران دستگاه‌های اجرایی درباره روابط عمومی‌ها نقش ایفا کرده است و امیدواریم در آینده نیز شاهد ارتقای بیشتر این شورا باشیم.
نکته دیگر اما اینجاست که باوجود تأکید به دولت الکترونیک، پاسخگویی، تکریم ارباب‌رجوع، ارتقای سیستم اداری و ده‌ها مورد دیگر همچنان بسیاری از ادارات و دستگاه‌های اجرایی شهرستان‌های استان سمنان هستند که اصلاً پست روابط عمومی را در درون خود تعریف نکرده‌اند و در جلساتی که قرار است روابط عمومی‌ها در آن حضور یابند نیز نیروی خدماتی یا راننده خود را فرستاده تا او در نشست حضور یابد! این روند اما به نظر می‌رسد بزرگ‌ترین چالش پیش روی شورای اطلاع‌رسانی استان سمنان باشد از سویی رفع آن می‌تواند بزرگ‌ترین فرصت برای این شورای در تبدیل‌شدن به یک‌نهاد اثرگذار و فوق‌العاده قدرتمند در سیستم اداری استان محسوب شود که باید دید در تغییر این نگاه چه اقداماتی در دستور کار خواهد بود.
دیگر چالش پیش روی شورای اطلاع‌رسانی بحث‌های مطروحه درباره روابط عمومی‌های برتر و یا تقدیر از آن‌ها در استان سمنان است که هنوز هیچ متر و معیاری از آن به‌طور شفاف بیان‌نشده لذا برای بررسی بیشتر چالش‌های مطرح‌شده در این نوشتار و همچنین بازنگری در فرصت‌های شورای اطلاع‌رسانی با حمیدرضا خدایی راد مسئول شورای اطلاع‌رسانی استان سمنان به گفتگو نشستیم.
*چه دیدگاهی امروز درباره روابط عمومی‌های استان سمنان وجود دارد؟
پیش از پاسخ باید این مسئله را بگویم که ما جایی بالاخره باید بین یک مدیر ضعیف و یک روابط عمومی ضعیف تفکیک قائل شویم. ما اگر در نگاهمان روابط عمومی را خیلی پائین نگاه کنیم، درنتیجه انتظارات سطح پائینی هم از آن خواهیم داشت لذا باید در آخرین سطح یک اداره نیز روابط عمومی را قرارداد، این نگاه که در برخی ادارات وجود دارد، نگاه شایسته‌ای نیست از این روابط عمومی حتی اگر بهترین مدیر و نیروها را نیز داشته باشد، خیلی کار اساسی نخواهد کرد پس باید نگاه و فرایندها را درست کنیم، ما باید کاری کنیم که مدیران متوجه شوند که روابط عمومی‌ها از بخش‌های بسیار حیاتی هستند و اهمیت دارند اگر به آن اهمیت بدهیم و جایگاه آن را ارتقا بخشیم قطعاً شاهد پویایی و نشاط خواهیم بود.
امروز ممکن است نیروهای خیلی خوبی در روابط عمومی‌ها داشته باشیم اما خروجی با آن مهارت و فعالیت متناسب نیست که این امر به نگاه مجموعه حاکم بر آن دستگاه به روابط عمومی بازمی‌گردد. برخی به روابط عمومی این‌گونه نگاه می‌کنند که کاری جز نصب بنر و عکاسی با دوربین و ... ندارد حال‌آنکه روابط عمومی باید شناخت درستی از تمام سیاست‌های دستگاه اجرایی داشته باشد از سوی دیگر مطالبات مردم از آن دستگاه را نیز بداند و بین این دو ارتباط مؤثری برقرار کند.
*برای ارتقای روابط عمومی‌ها چه اقداماتی باید کرد؟
دو مقوله متفاوت دراین‌بین وجود دارد، یکی نگاهی که روابط عمومی را به نصب برنوشته می‌شناسد و دیگری آن‌که روابط عمومی را مشاوری در سیاست‌گذاری‌های نهاد می‌داند پس باید تلاش کنیم به نوع نگاه دوم نزدیک شویم، مطمئناً اگر روابط عمومی‌های استان سمنان کمک کنند می‌توانیم به نتایج خیلی مطلوبی در این زمینه دست‌یابیم.
یکی از نشست‌های مهم در حوزه روابط عمومی‌های ما، شورای هماهنگی روابط عمومی‌ها است این شورا هر دو سال یک‌بار انتخاباتی برگزار می‌کنند و هیئت‌رئیسه آن مشخص می‌شود که جلسات منظمی در آن حوزه برگزار می‌شود در دوره فعالیت ما از هفته گذشته دوباره سعی کرده‌ایم که این شورا مجدداً فعال شود همچنین یک جلسه فوق‌العاده دیگری نیز این هفته خواهیم داشت که درباره برخی موارد تصمیم‌گیری می‌شود. به‌هرحال فرصت خوبی است که به بسیاری از مشکلات و موضوعات حوزه روابط عمومی می‌تواند کمک شایانی کند.
شورای اطلاع‌رسانی می‌تواند کمک‌های خوبی را به ارتقای روابط عمومی‌ها داشته باشد مثلاً جایی که نیاز به ارتقا بخشی و تحرک بخشی باشد باید آنجا را تحرک ببخشد، جایی که سؤالی مطرح است می‌توان از مدیران دعوت کرد تا در نشست‌های شورای اطلاع‌رسانی حضور یابند همچنین از اصحاب رسانه می‌توان دعوت کرد تا در این حوزه حضور یابند و به‌هرحال پویایی را به روابط عمومی بخشید، حتماً برنامه بسیار اساسی برای فعال کردن شورای اطلاع‌رسانی داریم.
*درباره ارتقای روابط عمومی‌ها سخن گفتید، این در حالی است که اصلاً برخی اداره روابط عمومی ندارند
یکی از اولین کارهایی که در شورای اطلاع‌رسانی آن را مطرح خواهیم کرد این است که ببینیم کدام دستگاه‌ها روابط عمومی ندارند ما مجموعه کارهایی را برای شورا در دستور کار قرار داده‌ایم که یکی از آن‌ها پیگیری دلایل نداشتن روابط عمومی در برخی ادارات استتا بتوانیم بر روی آن کارکنیم، آیا این روابط عمومی نداشتن اساساً به دلیل عدم احساس نیاز مدیر دستگاه به تعامل با مردم است یا اینکه خیر اصلاً اعتقادی به روابط عمومی وجود ندارد که این امر مورد بررسی قرار می‌گیرد. ما حتماً این امر را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
تا جایی که بنده اطلاع دارم کارگروه فعالی اصلاً در حوزه شورای اطلاع‌رسانی استان سمنان وجود نداشته است و باید برای این امر نیز طی ماه‌های آتی برنامه‌ریزی کنیم، در نشست‌های بعدی سعی بر بررسی موارد است که اصلاً آیا امکان تشکیل کارگاه در زمینههای مختلف راداریم یا خیر؟ و تا جایی که من می‌دانم این موضوع هنوز شکل نگرفته است
*فعالیت شورای اطلاع‌رسانی در مقوله آموزش چه بوده است؟
برای دوره‌های آموزشی باید گفت یکی از تأکیدات و مباحث ما در بسیاری روابط عمومی‌ها و مدیران بوده است و ما معتقد هستیم آموزش یک نیاز عمومی در سراسر استان سمنان محسوب می‌شود، اکثر مدیران ما به این مقوله اذعان دارند که ما یکی از مشکلاتمان مقوله آموزش است لذا تأکید خاصی در این حوزه داشته‌ایم حتی برخی دستگاه‌ها نیز فعال‌شده‌اند و برنامه‌هایی را در این راستا گذاشته‌اند، برای مثال سازمان تبلیغات اسلامی، فنی و حرفه‌ای، حوزه هنری و ... برای آموزش اعلام آمادگی کرده‌اند، از سوی دیگر سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی برنامه خوبی را در این زمینه مطرح کرده و به‌طور مرتب اجرا می‌کند و ما نیز اعلام کرده‌ایم که در این زمینه آماده هستیم که حمایت کنیم همچنین هر دستگاهی که می‌تواند در مقوله آموزش برنامه خوبی را پیش ببرد، موردحمایت ما خواهد بود.
علاوه بر این ما خودمان نیز در روابط عمومی استانداری سمنان، برنامه‌هایی را با انجمن روابط عمومی ایران طراحی کرده بودیم که مرحوم مطهری نژاد در این حوزه تلاش‌های خوبی کردند که متأسفانه دو هفته پیش مرحوم شدند، اما پیش از وفات وی به تفاهمی رسیدیم که قرار بود در استان اجرایی شود، اما با فوت ایشان این برنامه ناکام ماند، ولی سعی داریم در ادامه تعامل را با انجمن روابط عمومی‌های کشور حفظ کنیم تا بتوانیم این برنامه را پیش ببریم. متعدد هستیم که آموزش یکی از مهمترین نیاز حوزه روابط عمومی‌ها استان سمنان است.
*در مقوله شکایت دستگاه‌های اجرایی از رسانه‌ها نیز توضیح دهید
شکایت ادارات از رسانه‌ها متأسفانه در برخی دستگاه‌ها وجود دارد، اخیراً نیز استاندار سمنان اعلام کرد که اگر شکایتی از یک رسانه وجود داشته باشد مختومه اعلام شود و مسئولان باید آن را پس بگیرند و این دستور مهمی بود که صادر شد و انتظار داریم که به حل‌وفصل برسد اما درمجموع مورد خیلی زیادی در این زمینه نداریم.
*سازوکار ارزیابی بهترین روابط عمومی استان چیست؟
ما در روابط عمومی استانداری جداولی را طراحی کرده‌ایم و در شورای روابط عمومی‌های استان این جدول‌ها را مرتب‌تر می‌کنیم و برحسب ملاک‌های مدون در این جدول ارزیابی روابط عمومی‌ها صورت خواهد گرفت و این جداول برای روابط عمومی‌ها نیز ارسال خواهد شد تا همه شفاف بدانند که ملاک‌ها چه بوده است و برحسب آن‌ها برنامه‌هایشان را تنظیم کنند. یکی از مهمترین ملاک‌ها ارزیابی از سوی رسانه‌ها است.
برای ما مهم است تا خبرگزاری‌ها بگویند که روابط عمومی کدام دستگاه‌ها با آن‌ها روابط حسنه‌ای داشته است که ما نظرخواهی می‌کنیم.
یکی از مسائلی که بر روی آن تأکید داریم نقش فعال روابط عمومی‌ها در ارتقای اطلاع‌رسانی است، معتقد هستیم که هر روابط عمومی اگر کارش را به‌درستی انجام دهند اطلاع‌رسانی نیز به‌خوبی در سطح استان سمنان رونق می‌گیرد. در شورای روابط عمومی‌ها برنامه‌ای داریم که در جلسات مختلف با ایشان موضوع اطلاع‌رسانی و ارتباط مستمر با خبرنگاران را مطرح می‌کنیم.
یکی از مشکلات حوزه اطلاع‌رسانی این است که متأسفانه جلسه مستمری بین روابط عمومی‌ها و خبرگزاری‌ها یا فعالان رسانه‌ای نداریم، دراین‌بین باید نسبت به برگزاری نشست‌های مشترک اقدام کنیم تا اصل گفتگو در بین خبرنگاران و روابط عمومی‌ها شکل گیرد.
*قانون دسترسی آزاد مصوب شده اما علناً اجرا نمی شود درباره این امر توضیح می‌دهید؟
شهروندان باید بتوانند که به اطلاعات مجاز دسترسی یابند، این امر در حوزه حقوق شهروندی در جامعه که موضوعی مهم است، نیز تاکید شده و لذا سامانه ای را دولت با نام دسترسی به اطلاعات ایجاد کرده که مسئولیت آن در استان سمنان بر عهده بنده است در این خصوص کار خواهیم کرد و این را حق مردم می دانیم که به اطلاعات لازمه دست یابند تا بتوانند در تصمیم گیری هایشان اقدامات خوبی را صورت دهند.
دسترسی به اطلاعات همچنین باعث شفافیت هم می‌شود، هرمیزان اطلاعات در جامعه‌ای مخفی و پوشیده باشد، خود بسیاری از مشکلات را دامن می‌زند که ترویج شایعه، عدم شفافیت، بدبینی، عدم اعتماد مردم و ... از آن نشات می گیرند و همچنین سرمایه های اجتماعی که ما بر روی آن تاکید داریم به هرحال از همین موارد ضربه می خورد.
*روز خبرنگار شاهد تقدیر از برخی روابط عمومی‌های استان بودیم که با حاشیه‌هایی همراه بود، در این خصوص توضیح دهید
صداوسیما برنامه‌ای برای روز خبرنگار داشته و می‌خواست از خبرنگاران حوزه خودش تقدیر کند، اما ریاست آن نهاد، با سعه‌صدر و برنامه خوبی که چیده بودند و قابل‌تقدیر بود، معتقد بودند که از برخی روابط عمومی‌ها نیز حضور داشته باشند لذا نگفتند که قرار است از روابط عمومی‌های برتر هم تقدیر کنیم که اگر این را می‌گفتند برای ما سؤال پیش می‌آمد که آقای منتظر حجت چگونه به این نتیجه رسیده است که کدام روابط عمومی‌ها برتر هستند، چراکه متولی آن ما هستیم و این امر باعث شد سوالاتی پیش آید اما در کل باید گفت اصلاً این مقوله مطرح نبوده که روابط عمومی برتر حضور داشته باشند و صدا و سیما تنها معتقد بود که از چند روابط عمومی نیز تقدیر کند.
ما استقبال کردیم و به این دلیل که وقت کم بود و ما نیز تصور کردیم مقوله برتر و غیر برتر در کار نیست و دستگاه‌هایی که ارتباط بیشتری با صدا و سیما دارند و مستمراً گزارش‌هایی را باید به این نهاد بدهند و بیشتر در معرض اطلاع‌رسانی هستند را در کنار دستگاه‌هایی که در اولویت های توسعه استان از دستگاه‌های اثرگذار هستند انتخاب شدند تا ارتباط با صدا و سیما را تقویت کنند لذا به هیچ وجه ملاک ما روابط عمومی برتر نبود.
